Apr 30, 2018

8 Tips Menulis Email Yang Efektif

Ada banyak cara untuk belajar, salah satunya adalah dengan mengajar. Istilah kerennya sih, learning by teaching. Atau supaya lebih gampang ngucapinnya dan nggak dikira sok Inggris, kita sebut saja belajar lewat ngajar. Gimana? Oke kan?

Nah, ceritanya bermula ketika saya didapuk sebagai SME (Subject Matter Expertise) untuk mengisi sesi training Email Writing untuk rekan-rekan dari departemen lain. Ada beberapa alasan kenapa trainer untuk materi ini dilakukan oleh internal perusahaan.


Mungkin (mungkin lho ya) dari sisi bisnis, merogoh kocek terlalu dalam untuk menyewa jasa trainer profesional 'hanya' agar karyawannya mahir berkirim surel alias email ini dirasa tidak menguntungkan. Masuk akal sih, mengingat core bisnisnya bukanlah di bidang pengiriman surat elektronik. Walaupun tidak bisa dipungkiri, kalau ngirim emailnya ngawur, bisa bikin salah paham juga.

Singkat cerita majulah saya (atau lebih tepatnya 'ditodong') sebagai narasumber.

Supaya ngajarnya nggak salah, mau nggak mau saya harus belajar dulu, seperti apa sih tata cara penulisan email yang baik itu. Fuhh...ternyata ngajar itu ada beban moralnya juga ya.

Seperti biasa, tanya-tanya simbah, cari-cari referensi tips praktis tentang cara nulis email. Kenapa harus yang praktis? Simpel...karena ilmunya harus segera dipakai, titik. Tujuannya bukan supaya pinter ng-email tapi supaya terampil ng-email.

Dari beberapa sumber itu, ternyata saya menemukan beberapa kesalahan yang tampaknya sepele tapi nggak gede. Eh maksudnya...bisa di-improve lah.

Kesalahan #1 : To, Cc, & Bcc
Awalnya saya nggak tau apa itu bedanya To, Cc, maupun Bcc. Saya pikir itu sama semua, toh endingnya email terkirim juga toh.

Eladalah...ternyata ketiga hal itu beda fungsinya. Yang berasa adalah kesan yang ditangkap oleh si penerima email.

Bedanya apa?

To artinya kepada. Maksudnya, kepada siapakah email kita ini ditujukan? Artinya nama-nama yang berada di kolom To, adalah sasaran utama email kita alias Target Operasi. Bukan singkatan yang tepat sih, tapi ya kurang lebih mirip-mirip lah fungsinya.

Cc alias Carbon Copy. Singkatnya dari sisi penerima nih, ketika namanya masuk di kolom CC, maka seolah-olah kita bilang ke dia, "Pak/Bu...Fyi nih". Respon paling sederhana yang bisa kita harapkan dari mereka adalah 'manggut-manggut'.

Bcc merupakan singkatan dari Black Carbon Copy. Ini kalau saya ibaratkan seperti seorang agen rahasia di mana kita berperan sebagai double agent (misal : agen beras merangkap agen gula). Jadi kita ngirim email ke si supplier beras, tapi tanpa sepengetahuannya informasi yang sama kita kirim juga ke supplier gula. Nah, kedua supplier ini berasanya cuma mereka yang kita kirimin email...padahal enggak.


Kesalahan #2 : Subject
Alias judul email. Semua email standard selalu menyediakan kolom subject kan untuk nulis email baru?

Nah, ternyata judul email itu memiliki setidaknya dua fungsi utama.

  1. Membuat penerima email membaca email kita, minimal meng-klik-nya.
  2. Memudahkan pencarian atau tracing email-email lama.

Karenanya menulis judul email perlu mempertimbangkan dua poin di atas, selain sudah barang tentu memberi gambaran tentang apa sih isi email kita.

Kecuali mungkin untuk teman-teman Copywriter yang dengan sengaja membuat email yang sedikit 'misterius'.

Kesalahan #3 : Konten
Bicara soal konten, di dunia blogging kita mengenal istilah content is king. Artinya, seperti halnya raja, kita wajib mengutamakan, mengedepankan, memperhatikan bagaimana konten kita. Pun demikian dengan menulis email.

Buat saya, kualitas konten terbagi atas dua kategori: isi dan visualisasi.

Dalam hal ngajarin rekan-rekan nulis email (saya sih lebih suka pakai istilah sharing), saya sering menjumpai ketidakpedulian mereka terhadap konten email yang mereka kirimkan. Akibatnya, pembaca sulit memahami maksud email tersebut dengan cepat dan tepat.

Kalau si penerima email itu cukup proaktif, ia akan menelepon si pengirim email untuk mengkonfirmasi. Means, proses komunikasinya jadi nggak efektif dan efisien. Masalah yang lebih besar lagi adalah ketika si penerima email merasa memahami email itu atau malu bertanya, maka ia akan menindaklanjuti isi email tersebut dengan pemahaman yang dia bawa. Sukur-sukur bener, kalau salah? Berabe dah.

•••••

Ada beberapa tips yang bisa kamu gunakan supaya penulisan emailmu bisa lebih efektif, antara lain:


  1. Prinsip 3C (Clear, concise, complete). Ingat kamu ini nulis email, bukan cerpen. Jadi langsung aja ke poin-poin yang mau kamu sampaikan. Nggak usah cerita dari jaman dinosaurus sampai jaman Majapahit. Kesuwen.
  2. Prinsip 1 email untuk 1 topik. Berbeda dengan kalau kita ketemuan di mana semakin banyak yang dibahas semakin baik. Tapi beda halnya dengan email. Semakin banyak topik yang kamu cantumkan, semakin bingung si pembaca. Belum kalau nantinya mau melacak email tentang A. Pastinya kesusahan lah wong isinya campur aduk gitu.
  3. Gunakan kalimat dan paragraf pendek. Seperti yang saya sampaikan di poin nomer 1, nulis email itu nggak sama dengan nulis cerpen atau blog. To the point aja. Kita mau penerima email membaca dan melakukan apa yang kita minta di email. Jangan sampai nyusahin mereka dengan menulis panjang x lebar, nggak ada jeda, sehingga membuat mereka males baca emailmu.
  4. Maksimum 3 baris per paragraf. Ini adalah cara saya agar email bikinan saya 'terbaca'. Triknya saya adaptasi dari wejangan Kang Dewa tentang cara bikin konten viral. Jadi apa yang saya lakukan adalah, setelah 2, maksimal 3 baris, saya tekan 'enter'. Alasannya supaya jarak antara paragraf nggak terlalu dempetan. Jadi lebih nyaman dibaca.
  5. Bermain-main dengan format teks. Format teks seperti bold, italic, underline, atau bahkan highlight kuning bisa digunakan untuk memperkuat poin yang mau kamu sampaikan. Dan membuat mata si pembaca fokus ke situ. 
  6. Berikan deadline. Prinsipnya adalah, semua orang itu pelupa. Artinya, mereka perlu diingetin. Cara sederhana adalah dengan menuliskan di akhir email, kapan kamu mau dapat feedback mereka. Kemudian, pasang reminder buat kamu sendiri biar kamu nggak lupa. Kan orang itu pelupa, including you.
  7. Beri deskripsi singkat pada lampiran/attachement (bila ada). Kalau email kamu itu menyertakan lampiran atau attachment, jangan main tempel trus langsung kirim. Setidaknya, berikan informasi singkat tentang apa dan harus mereka apain attachment itu. Yang spesifik. Jangan sampai mereka nggak ngapa-ngapain gara-gara instruksi yang kamu kasih nggak jelas. Akhirnya saling menyalahkan. Kamu berasa 'yang penting ngirim' satunya berasa 'infonya nggak jelas'.
  8. Gunakan pembuka dan penutup yang baik. Camkan ya, masuk tanpa salam, keluar tanpa kepala. Jadi kalau nulis email, kasihlah pembukaan dikit. To the point sih harus, tapi sopan juga tetap wajib. Prinsipnya gini, perlakukan penerima emailmu itu sebagaimana adanya mereka. Kalau yang kamu kirimin itu orang, ya orangkanlah mereka. 


Jadi, seperti itulah sedikit sharing yang bisa saya tuliskan untuk kalian. Semoga berfaedah.


Oya, kalau kamu lagi cari penyedia hosting untuk blog atau web kamu. Kamu bisa main-main ke Dewaweb, situs penyedia layanan hosting terpercaya sejak 2014.


Kita ketemu lagi di postingan berikutnya.

Bagikan:

14 comments:

  1. kalau yang BCC aku belum pernah make

    ReplyDelete
    Replies
    1. Coba aja mas, dirimu kirim email ke A, Bcc si B 😊

      Delete
  2. CC dan BCC dulu aku ga paham trus dikasih tau sm temen SMA ku persis ky yg dirimu bilang di atas.

    ReplyDelete
  3. Pekerjaannya sudah sesuai dengan passionnya belum pak? Saya juga baru tahu sedetail ini tentang cara menulis email. Mkasih ya. Trnyta ini penting juga

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kalau saya, passion itu ibarat CINTA. It is made, not found. 😊

      Alhamdulillah kalau bisa bermanfaat.

      Delete
  4. Paling sering pakai CC, karena malas aja ngulang ngirim hehe

    ReplyDelete
  5. Kalau saya malah pengen nyoba kirim email pakai format html jadi kayak email2 dari bisnis gitu, tampilannya keren soalnya,

    kalau sekarang sih, email blog untuk interaksi dgn pembaca saya sisipi footer berupa logo blog

    ReplyDelete
  6. Wah berarti selama ini ada kesalahan saya ngirim email ke klien

    ReplyDelete
  7. Waah...baru tau soal Bcc, kalau yang cc sih udah lama ngertinya ...thank you sharingnya

    ReplyDelete
  8. Setiap email kerjaan pasti ada cc nya, klo BCC jarang bangat. Keculai untuk grup email

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kalau saya, pas ngasih training nulis email..anak2 saya minta naruh nama saya di kolom BCC.

      Jadi saya bisa cek penulisan email mereka tanpa siapapun tau kalau saya juga dikirimin email itu.

      Delete
  9. Terima kasih atas ilmunya. selama ini Mpo hanya kirim email tanpa mengetahui bcc dan lain nya.

    ReplyDelete

Semua komentar masuk akan dimoderasi terlebih dahulu.