Disadari atau tidak, kata-kata kita tuh powerful banget lho. Bahkan bisa dibilang, kata-kata kita membentuk dunia kita. Means, cara kita memilih kata-kata menentukan seperti apa dunia yang kita hadapi.

Unsplash
Sebagai seorang Document Controller, salah satu main task saya adalah menyusun draft prosedur standar sebuah proses bisnis bersama user (mostly Kepala Departemen terkait).

Nah, di dalam proses pembuatan prosedur, saya biasa menggunakan aplikasi Visio untuk menggambar alur proses, berdasarkan hasil assessment dengan user pada proses terkait. Later on, draft itu akan saya serahkan ke user tersebut untuk diperiksa.

Jika semua sesuai, maka next process-nya adalah proses pengesahan dokumen yang di tempat saya biasanya dilakukan oleh Dewan Direksi. Tentunya sebelum blio-blio tersebut mengesahkan dokumen tersebut, blio harus membacanya dulu, lalu memberikan tanggapan, koreksi atau masukan.

Salah satu anggota Dewan Direksi ini, biasanya meminta draft soft copy yang editable. Karena program Visio ini bukan termasuk dalam paket standar program komputer, maka tidak semua karyawan, bahkan Dewan Direksi yang memiliki program ini. Ya, salah satunya penyebabnya adalah efisiensi biaya. 

Lagipula, untuk ukuran Dewan Direksi, nggak ada Visio sih nggak masalah. Toh ranah pekerjaan mereka lebih ke ranah strategis, bukan detil operasional seperti yang saya, Document Controller kerjakan.

Saya menjabat posisi Document Controller ini bisa dibilang relatif baru. Artinya untuk beberapa prosedur yang sifatnya kritikal, masih dibantu pengerjaannya oleh Manager saya yang lebih berpengalaman dalam hal pengendalian dokumen.

Singkat cerita, beberapa hari lalu, Manager saya baru saja menyelesaikan 3 buah prosedur yang perlu diperiksa oleh Dewan Direksi, sebelum bisa disahkan dan diimplementasikan.

Lalu, karena Dewan Direksi ini tidak memiliki aplikasi Visio, maka untuk memudahkan proses pemeriksaan, kami mengirimkan draft prosedur dalam format Power Point yang editable. The thing is, membuat draft prosedur dalam format Power Point ini bisa dikatakan sama halnya dengan membuat draft dari awal, which are time consuming, banget.

Karena urgensi dari prosedur-prosedur ini, maka Manager saya meminta saya untuk memprioritaskan penyelesaian prosedur tersebut dibanding prosedur lainnya. Dan, blio meminta saya membuatkan versi Power Point dari 3 prosedur ini.

Masalah utamanya bukan pada apakah saya bisa mengerjakannya atau tidak, tapi bisa tepat waktu apa nggak. Instruksi saya terima Kamis siang, sementara deadline penyelesaiannya adalah Jumat siang.

Good news-nya setelah saya go through ketiga prosedur tersebut, tenyata hanya dua prosedur yang perlu dibuatkan versi Power Point-nya. Namun sayangnya, di dua prosedur yang harus dibuat versi Power Point-nya itu, masing-masing ada 3-4 alur proses.

Sebagai gambaran saja, saya pernah me-remake draft prosedur dari Visio ke Power Point dengan 1 alur proses yang cukup njelimet, perlu waku setengah hari tanpa diganggu tugas lainnya. But now, 8 alur proses dalam waktu kurang dari 24 jam....are you kidding me?

Antara pasrah dan putus asa, saya berniat mengajukan perpanjangan waktu. Serius, ini tugas bukan hanya nggak masuk akal, nggak manusiawi pula.

Tapi, niat tersebut saya urungkan karena saya cukup mengenal tipikal blio dan bisa memprediksi jawaban yang akan saya terima adalah MPC alias Mboh Piye Caramu.

Pada akhirnya, all coming back to me.

Bos MPC...Berkah Atau Musibah?

Menurutmu, punya atasan seperti ini tuh, berkah atau musibah? Atau dua-duanya? Hehehe...udah nggak usah diempet, just spit it out.

Antara putus asa dan ingin mengibarkan bendera putih, saya mendadak ingat dengan mantan bos yang karakternya 11-12 dengan atasan saya. Pushy dan ya...MPC gitu. 

Walaupun saya jengah juga dengan perilaku blio berdua, tetapi di satu sisi saya juga melihat kalau cara mereka memperlakukan saya adalah cara mereka memperlakukan diri mereka sendiri saat dikejar deadline, MPC.

Jadi dengan sisa-sisa kewarasan yang sudah terkikis hampir habis, saya mulai bertanya pada diri sendiri, gimana ya cara tercepat untuk menyelesaikan tugas ini tepat waktu. Karena jujur hal pertama yang saya pikirkan ketika itu adalah bawa pulang kerjaan.

Masalahnya, saya kalau udah di rumah itu bawaannya pengen rebahan. Boro-boro buka laptop, melek aja susah.

Lalu saya pun browsing, tanya-tanya ke simbah gimana caranya supaya gambar yang saya bikin di Visio itu bisa saya copas ke Power Point dan, bisa diedit. Muter-muter gonta-ganti keyword, Alhamdulillah, ketemu caranya.

Tidak sempurna sih, tapi cukup lah untuk memangkas sekian persen waktu dan tenaga yang diperlukan untuk remake gambar alur proses dari nol. 

Saya nggak akan cerita detil gimana caranya di sini, kalau pengen tahu, coba search aja dengan kata kunci: export visio to power point editable.

Ya, Alhamdulillah sih...saya mulai mengerjakan Power Point dari pagi pukul 08.00 dan selesai plus terkirim pada pukul 13.30 (kepotong istirahat makan siang & Jumatan).

Lesson Learned

Hari itu memberi saya pelajaran bahwa apa yang kita katakan pada diri kita saat menghadapi masalah menentukan bagaimana kita akan menyelesaikan masalah tersebut, Kalau bahasa kerennya sih ECICYUT alias SIKAP.

Dulu saya pernah kenal seseorang yang cukup menyebalkan di kala itu, karena setiap kali tanya sama tentang proses kerjanya yang nyambung sama proses kerja saya tuh, dia rajin amat bilang "Wah ya nggak bisa," atau "Wah nggak tahu."

Sekali dua kali, ok lah. Tapi kalo berkali-kali? Mau nonjok itu kok ya gedean badannya dia dari saya.

Dari situ, saya belajar kalau ternyata, kata-kata yang kita ucapkan itu mampu membentuk dunia kita lho. Kalau kata-kata yang rajin kita ucapkan adalah kata-kata yang pesimis, negatif, most likely seperti itulah dunia yang kita hadapi sehari-hari.

Dulu saya kira itu hanya sebatas teori-teori bapak ibu motivator yang budiman. But turns out itu benar adanya.

Contoh sederhananya: Ya Nggak Bisa vs Bisa Nggak Ya?

Kata-kata yang sama, hanya diganti urutannya dan diubah dari pernyataan menjadi pertanyaan. 

Kalimat pertama, karena sifatnya pernyataan, secara nggak sadar membuat kita percaya kalau sesuatu itu (kerjaan, bisnis, dll) nggak bisa dilakukan. Kenapa? Ya karena kita sudah mendeklarasikan itu kepada otak kita. 

Sementara kalimat kedua, karena sifatnya pertanyaan, membuat rasa penasaran kita tergelitik dan tanpa sadar menggerakkan kita untuk mencoba atau mencari tahu. 

Kita itu kan pada dasarnya makhluk yang suka kepo nih, maka dari itu, kenapa nggak gunakan sifat alamiah itu untuk terus mempertanyakan dan mencari cara-cara baru, ide-ide kreatif dalam menyelesaikan masalah yang menghadang.

Kan Allah udah kasih kita akal pikiran tuh. Yuk dipakai. Tar kalau akal pikirannya jarang atau malah nggak pernah dipakai, trus dinonaktifkan sama yang ngasih kan susah juga kitanya.

Trial

Nah sekarang saya mau challenge kamu nih. Bisa nggak, kamu:
  1. Konsisten ngeblog : .......... .
  2. Rutin berolahraga : .......... .
  3. Hidup sehat : .......... .
  4. Lebih sabar menghadapi anak : .......... .
  5. Mengurangi scrolling unfaedah : .......... .
  6. Selalu menepati janji : .......... .
  7. Sholat tepat waktu : .......... .
Share jawabanmu di kolom komentar ya. Feel free juga kalau mau nambah-nambahin daftar pertanyaannya. Kali aja kita bisa jawab sama-sama.

Last but not least, kalau kamu masih bingung apakah pertanyaan-pertanyaan itu bisa dilakukan atau nggak, remember this : MPC (Mboh Piye Caramu) pokoke kudu iso dilakoni.